W dniach 17-19.11.2020r. BestCities Global Alliance zorganizowało wirtualną konferencję, przeznaczoną dla członków międzynarodowych organizacji, których tematem było: „TRANSFORM-ENGAGE-IMPACT”. Anna Górska, która brała udział w konferencji pisze w swojej relacji m.in. o „legacy” i o „sztuce zarządzania stowarzyszeniami”.
Udział w tegorocznej konferencji BestCities Global Forum był bezpłatny, ale dostępny jedynie dla managerów wyższego szczebla z międzynarodowych stowarzyszeń. Każdego dnia konferencji sesje edukacyjne trwały ok. 3 godzin. Cześć z nich była transmitowana „na żywo” z Marina Bay Sands w Singapurze oraz ze studia w Madrycie.
Szczególnie interesujące były przykłady projektów „legacy” prowadzonych przez międzynarodowe stowarzyszenia, których kongresy odbędą się w kolejnych latach w Madrycie. Przypomnijmy że „legacy” czy „positive impact” nie ma aspektu ekonomicznego, jest to wartościowy ślad, który organizacja kongresu pozostawia w lokalnej społeczności i w destynacji, w której wydarzenie zostało zorganizowane.
Europejskie Towarzystwo Radioterapii Onkologicznej (ESTRO) w porozumieniu z Madryt Convention Bureau rozpoczyna kampanię informacyjno-komunikacyjną, której celem jest zmiana negatywnego skojarzenia związanego z radioterapią onkologiczną. Zdaniem ekspertów z ESTRO, nieznajomość tematu i obawa przed chorobami nowotworowymi odstrasza ludzi przed skuteczną metodą leczenia oraz łagodzenia bólu jaką jest radioterapia. Efektem kampanii ma być zwiększona ilość osób decydujących się na tę formę leczenia.
Hiszpańskie Towarzystwo Protez Stomatologicznych i Estetycznych (SEPES) podczas trzech dni trwania kongresu w Madrycie, zorganizuje w specjalnie do tego celu skonstruowanym namiocie i usytuowanym w centrum miasta, bezpłatne kontrole stomatologiczne dla wszystkich chętnych. Pierwszeństwo w badaniach będą miały dzieci. Ideą jest nie tylko pomoc lekarska. W nowych realiach towarzystwa naukowe muszą rozszerzyć swoją działalność poza sale kongresowe i wychodzić do lokalnej społeczności.
Światowy Związek Niewidomych BLIND, zrzeszający osoby z różnymi rodzajami niesprawności podkreśla jak bardzo Madryt jest miastem inteligentnym, dostępnym i angażującym osoby z inwalidztwem. Kiedy miasto nie jest dostępne dla wszystkich, nie jest to miasto SMART.
Podczas forum dyskutowano również o opłatach konferencyjnych. Wśród amerykańskich stowarzyszeń naukowych widać trend, dotyczący utrzymania takich samych opłat rejestracyjnych za udział w wydarzeniu fizycznie, jak i online oraz nie zwracania opłat za anulowanie udziału w wydarzeniu. Argumentuje się to faktem, że uczestnicząc w wydarzeniu wirtualnie, otrzymujesz kontent edukacyjny na żądanie, możesz korzystać z dostępnych możliwości networkingowych oraz prezentować swoją pracę. Nie otrzymujesz zwrotu za anulację, gdyż stowarzyszenie skalkulowało twoja opłatę w budżecie i liczy na ten przychód.
Wiele stowarzyszeń przelicza kontent merytoryczny online, który obecnie oferuje jako ekwiwalent rocznej opłaty członkowskiej.
Jednym z elementów sztuki zarządzania stowarzyszeniami jest utrzymanie zaangażowania członków. Podczas Forum podkreślono, że obecnie, w dobie kryzysu, najważniejszy jest kontakt z członkami organizacji i zbadanie ich potrzeb. Potrzeb, które przez ostanie kilka miesięcy diametralnie się zmieniły. W tej chwili jest czas na to, aby przeanalizować produkty, które stowarzyszenie oferuje swoim członkom pod kątem ich obecnych oczekiwań.
Wiemy już, że w przyszłości kongresy będą mniejsze, bardziej lokalne i regionalne. Będziemy chcieli podróżować, ale pokonując mniejsze dystanse niż w przeszłości. Destynacje będą musiały zachęcać stowarzyszenia „czymś ekstra”, żeby te chciały organizować u nich swoje wydarzenia i pokazywać jak mogą im pomóc w stworzeniu linku z lokalną społecznością.
W przyszłym roku BestCities Global Forum odbędzie się 2-5 września w Madrycie, a jej temat przewodni to „INCLUSION”.
Autor: Anna Górska – doradca zarządu Symposium Cracoviense, ICCA Board Member, wiceprezes zarządu SKKP ds. współpracy międzynarodowej