Przedstawiamy 4 trendy w organizacji spotkań stowarzyszeń międzynarodowych, zdefiniowane przez ICCA, z którymi będziemy mieli do czynienia w 2019 roku

1. Pokazywanie, że kongresy pozostawiają trwały, pozytywny ślad w destynacji, w której się odbywają jest już normą. Teraz nadszedł czas, aby ten pozytywny wpływ zmierzyć.

Spotkania stowarzyszeń międzynarodowych zmieniają świat i destynację, w której ma miejsce kongres, mając pozytywny wpływ na rozwój gospodarczy, promocję, transfer wiedzy. Przezwyciężają bariery, zmieniają podejście decydentów, inspirują lokalne społeczności w niemal każdej dziedzinie ludzkiej działalności. To już wiemy i pokazujemy. Nadszedł czas, aby ten pozytywny wpływ mierzyć.
Efekty finansowe organizacji spotkań są konkretne i łatwe do zmierzenia. Efekty związane z transferem wiedzy czy budowaniem relacji są trudniejsze do oszacowania. Nie chodzi już tylko o wydatki na restauracje i liczbę zarezerwowanych noclegów. Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem stowarzyszenia czy dostawcą spotkań, aby stworzyć prawdziwie udane wydarzenie dla swoich klientów i delegatów w 2019 r., musisz pokazać szerszy wymierny wpływ, poza twardą gotówką.
Jeśli jesteś dostawcą spotkań, pokaż potencjalnym klientom, w jaki sposób możesz pomóc im osiągnąć ich cele strategiczne .i dokonać prawdziwych zmian. Określ wyzwania, na których skupia się stowarzyszenie, uczyń je sercem swojej strategii bidowania i dostarcz praktycznych, rzeczywistych przykładów, które pomogą organizatorom w wizualizacji ich potencjalnego wpływu na miejsce spotkania.
Jeśli kierujesz stowarzyszeniem, powinieneś rozważyć destynację, która może najbardziej skorzystać z transferu wiedzy oraz włączyć silny element CSR, w który zaangażowani będą Twoi delegaci.

2. Zmieniające się przeżycia, dostarczane przez spotkania, wszystko cyfrowe, cykl życia treści edukacyjnych: Delegaci oczekują więcej niż wykładu inauguracyjnego. Jak możemy im dostarczyć 360-stopniowe przeżycie?

Odpowiedzią jest „festivalisation”
Zainspirowani wciągającą i niezapomnianą atmosferą na festiwalach muzycznych, „doświadczenie festiwalowe” jest włączane w wydarzenia biznesowe na całym świecie. Formaty sesji w stylu wykładów są dekonstruowane na korzyść konfiguracji, które promują interakcję. Powstają eksperymentalne i interesujące koncepcje i formaty spotkań.
Wyniki ankiety pokongresowej, przeprowadzonej przez zespół ICCA po ubiegłorocznym kongresie w Dubaju, sugerują, że jeśli jesteś kreatywny w projektowaniu programów edukacyjnych i formatach sesji, delegaci zyskają znacznie większą wartość z twojego programu.
Mathijs Vleeming, dyrektor marketingu w ICCA, podkreśla potrzebę przedłużenia cyklu życia treści edukacyjnych udostępnianych podczas kongresów. W ICCA zrobiono już pierwszy krok, tworząc zawartość online Knowledge Hub dla spotkań stowarzyszeniowych, gdzie przedstawiane są nagrania z sesji edukacyjnych, wywiady z prelegentami, studia przypadków, konkursy, prezentacje. ICCA korzysta z tych treści w celu budowania zaangażowania członków organizacji przez cały rok, a także w celu promowania samego stowarzyszenia.

3. Staraj się utrzymać zaangażowanie młodych pokoleń, Milenialsów i Generacji Z, zarówno podczas wydarzenia, jak i po nim. Zorientowani na cel i znający się na technologii, są twoją przyszłą bazą członkowską.

Milenialsi i Generacja Z są bardzo dobrze wykształceni i żądni wiedzy. Edukacja i budowanie relacji – kluczowe elementy spotkań stowarzyszeń – są potężną bronią dla tych nowoczesnych, młodych profesjonalistów. W ten sposób spotkania i imprezy oferują im wartość, a stowarzyszenia mogą zachować i rozwijać swoją młodszą bazę członkowską.
Jako branża, powinniśmy starać się rozwiązywać problemy pokoleniowe i oferować Milenialsom treści, koncentrujące się na tematach i trendach, które są istotne dla nich, odzwierciedlając zarówno podstawowe tematy, jak i wiedzę outside-the box. Zwrotem z inwestycji będzie wówczas dobrze poinformowana i kompetentna młoda kadra, której zasługą będą jeszcze wydajniejsze i innowacyjne wydarzenia zmieniające świat i destynacje.

4. Zaspokajaj potrzeby regionalne i globalne swoich członków.

Wiele branż dywersyfikuje swoją ofertę i staje się bardziej globalna i wyspecjalizowana, pojawia się potrzeba sprostania konkretnym wyzwaniom na poziomie regionalnym. Najnowsze statystyki ICCA pokazują, że spotkania stowarzyszeń regionalnych odnotowały znaczny wzrost w latach 1963–2017, w stosunku do spotkań globalnych. ICCA zintensyfikowała działania dot. personalizacji usług, aby zaspokoić potrzeby swoich regionów. Zwiększono ilość regionalnych spotkań networkingowych i edukacyjnych.
Te strategie z kolei pomagają stymulować przemysł spotkań jako całość; mniejsze spotkania są bardziej zrównoważone, ponieważ rosną naturalnie wraz z zapotrzebowaniem na większy łańcuch dostaw.
W 2019 r. spotkania stowarzyszeń odegrają ważną rolę w budowaniu zaangażowania regionalnego. Stwórz swoim członkom możliwości networkingowe, dzielenia się wiedzą i rozwiązywania problemów w regionach, a nie tylko podczas międzynarodowych spotkań.
Źródło: www.iccaworld.org
Autor: Anna Górska