– Ambasador Kongresów Polskich to brzmi dumnie. A w praktyce co daje satysfakcję z pełnienia takiej funkcji?

Tytuł honorowy Ambasadora Kongresów Polskich przyznawany jest za wyjątkowe osiągnięcia, którymi są organizacje w naszym kraju szczególnie prestiżowych wydarzeń naukowych, kulturalnych lub sportowych. Kryterium wyboru laureatów nie jest oparte wyłącznie na liczbie uczestników z zagranicy, ale przede wszystkim na randze wydarzeń w środowisku międzynarodowym. Rosnąca świadomość programu Ambasadorów Kongresów w naszym społeczeństwie, wśród ekspertów oraz u decydentów, konsekwentnie propagowana przez głównych organizatorów – Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce oraz Polską Organizację Turystyczną, członków Kapituły Programu oraz samych Ambasadorów sprawia, że tytuł Ambasadora jest powszechnie rozpoznawany i budzi uznanie oraz szacunek. Ambasadorowie postrzegani są jako ludzie sukcesu, o niezwykle bogatym międzynarodowym dorobku i uznaniu w swojej branży, potrafiący przekonać międzynarodowe towarzystwo lub stowarzyszenie, które powierzając organizację kluczowego wydarzenia zaufało im, stawiając na szali swoją reputację, a często również kondycję finansową. Tytuł Ambasadora staje się zatem znakiem jakości wskazującym na osobę o wyśmienitych zdolnościach dyplomatycznych i organizacyjnych, potrafiącą pogodzić interesy wielu środowisk, zaproponować program merytoryczny oraz scenariusz wydarzenia, a także zbudować i pokierować dużym zespołem w celu ich realizacji. Ambasador Kongresów, to również ambasador kraju, promujący naszą kulturę, piękno przyrody, nasze osiągnięcia oraz gościnność społeczeństwa. Organizowane wydarzenia mają zwykle charakter cykliczny. W kolejnych latach wspomina się minione wydarzenia, uczestnicy dzielą się wrażeniami. Dobrze zorganizowane wydarzenie wpisuje się na trwałe w historię danego środowiska. Dla jego organizatora jest to zaś istotne zwiększenie rozpoznawalności oraz niesamowita szansa do jeszcze dynamiczniejszego rozwoju kariery w kraju i za granicą. Ambasadorom Kongresów szczególną satysfakcję daje również dołączenie do bardzo elitarnego grona, stania się członkiem niezwykłej społeczności wybitnych osób reprezentujących różne obszary działalności naukowej, kulturalnej i sportowej. Nawiązane kontakty, możliwość wymiany myśli podczas spotkań coraz liczniejszych Klubów Ambasadora Kongresów Polskich oraz w trakcie dorocznej Gali Programu budują wartościowe interdyscyplinarne relacje i inspirują do kolejnych wyzwań. Znalezienie się w gronie laureatów Programu, to niezwykle istotna wartość dodana.

– Co Panu Profesorowi i innym naukowcom dają kongresy?

Sukces naukowca mierzony jest przede wszystkim jego rozpoznawalnością naukową. Mimo, iż w obecnej koncepcji ewaluacji działalności naukowej głównym kryterium oceny jest publikowanie oryginalnych wyników badań w postaci artykułów w renomowanych czasopismach i monografiach, to wbrew spotykanym opiniom nie umniejsza to znaczenia konferencji, szczególnie dużych kongresów. Wydarzenia te nie powinny być postrzegane jako okazja do czasami prostszej drogi opublikowania swoich wyników. Ich nadrzędny cel jest zupełnie inny. To przede wszystkim miejsce spotkań naukowych, podczas których istnieje możliwość bezpośredniego kontaktu i wymiany myśli z innymi naukowcami. To właśnie na konferencjach i kongresach można przedstawić wyniki, ale również koncepcje. To na nich można zaprezentować przełomowe osiągnięcia i w nieskrępowanej dyskusji najszybciej przekonać środowisko naukowe do swoich racji, albo najszybciej dać się wyprowadzić z błędnych założeń i skorygować kierunek dalszych prac. To na nich również najłatwiej zaczerpnąć inspiracji, usłyszeć o nowych zagadnieniach lub technologiach, dopytać o szczegóły, odkryć nowe tematy. Autorzy oryginalnych koncepcji zwracają na siebie uwagę i to najczęściej po udanych prezentacjach i dyskusjach na kongresach, czytelnictwo oraz cytowalność ich publikacji w czasopismach znacząco rośnie. Organizatorzy różnych konferencji w zróżnicowany sposób podchodzą do wymagań stawianych autorom referatów. Niektóre z wydarzeń skupiają wyłącznie elitę danego środowiska, prezentowane są na nich najwybitniejsze osiągnięcia, stają się rodzajem twórczego posiedzenia rady dyscypliny naukowej. Na nich debatuje się nad najbardziej zaawansowanymi zagadnieniami, wypracowuje standardy. Materiały naukowe są wówczas często wydawane w renomowanych wydawnictwach. Niezwykle cenne są jednak również wydarzenia, które dopuszczają możliwość prezentacji wstępnych koncepcji badawczych, jeszcze nie rozwiniętych, dalekich od doskonałości. W dobrze zorganizowanym wydarzeniu, które dba o swoją reputację, takie prace nie są publikowane w prestiżowych materiałach pokonferencyjnych, ale mają okazję na poddanie ocenie przez międzynarodowych ekspertów, udzielenie wskazówek, inspiracji. Wartościowe jest przy tym zorganizowanie konkursów dla młodych badaczy, czy też osób wstępujących w nowy obszar. Uzyskane wyróżnienia są często dla nich pierwszymi prestiżowymi osiągnięciami i stają się cennym atutem w budowaniu kariery i sięganiu po awanse. Kongresy dają także absolutnie unikatową okazję poznania najwybitniejszych twórców, autorów najważniejszych monografii, laureatów renomowanych nagród. Takie kontakty pozostawiają trwały ślad i działają wyjątkowo motywująco. Relacje nawiązane w trakcie konferencji i kongresów, poznanie możliwości twórców z innych ośrodków, rozpoczęte debaty naukowe stają się niejednokrotnie zaczątkiem dalszej współpracy. To właśnie taką drogą najskuteczniej identyfikuje się właściwych partnerów do realizacji projektów, to tutaj buduje się zespoły badawcze, albo zostaje zaproszonym do konsorcjum.
Powyższe argumenty nie wyczerpują katalogu korzyści wynikających z organizacji i udziału w konferencjach i kongresach. Dlatego niezwykle ważne jest, aby instytucje finansujące badania i decydenci dysponujący środkami finansowymi dostrzegali i doceniali znaczenie tych wydarzeń w rozwoju nauki i umożliwiali zarówno doświadczonym badaczom, jak i młodym twórcom aktywny w nich udział.

– Czego oczekiwałby Pan Profesor od partnerów z branży kongresowej?

Zorganizowanie kongresu to olbrzymie wyzwanie. W większości przypadków o powierzeniu tego zadania decydują władze odpowiednich towarzystw lub stowarzyszeń. Ze względu na znaczenie takich wydarzeń dla rozwoju środowiska lokalnego oraz budowy jego pozycji międzynarodowej, zabiega o nie wiele zespołów, a otrzymują ci, których dorobek jest istotny, a oferta najbardziej przekonująca. Przygotowanie takiej oferty wymaga znacznego poświęcenia czasu, środków i doświadczenia. Dlatego bardzo korzystna jest współpraca ze specjalistami od organizacji wydarzeń, z którymi można partnersko przedyskutować wszelkie szczegóły organizacyjne i powierzyć jak największą liczbę zadań, pozostawiając dla swojego zespołu nadzór merytoryczny i budowę programu naukowego, kulturalnego lub sportowego, w zależności od rodzaju wydarzenia. Wspomniani partnerzy z przemysłu spotkań, dzięki rozbudowanym sieciom kontaktów i długoterminowym kontraktom, mają również szansę zoptymalizować budżet wydarzenia. Od wielu lat obserwuję i bardzo cenię sobie aktywność Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, Poland Convention Bureau działającego przy Polskiej Organizacji Turystycznej, miejskich biur kongresowych oraz wielu profesjonalnych organizatorów kongresów działających w naszym kraju. Liczne inicjatywy, których najlepszym przykładem jest program Honorowych Ambasadorów Kongresów Polskich, nowy program Mecenasa Kongresów Polskich, ale również szereg dorocznych konferencji, spotkań i wydawnictw, przekonują, że nasz kraj posiada potencjał i możliwości do aktywnego wspierania organizowania kongresów. Ta świadomość istnieje już wśród wielu osób, których dorobek i kontakty międzynarodowe czyni z nich doskonałych kandydatów do podjęcia się organizacji prestiżowego wydarzenia. Dowodzi tego liczne już grono Ambasadorów Kongresów Polskich. Wciąż jednak warto poszukiwać nowych dróg dotarcia z tą świadomością do innych osób, np. poprzez promowanie programu w biuletynach uczelnianych, odpowiednich ministerstw i branżowych. Organizacja kongresów jest z korzyścią dla wszystkich.

Prof. dr. hab. inż. Marek Pawełczyk – Przewodniczący Kapituły Programu Honorowych Ambasadorów Kongresów Polskich, Ambasador z 2010 roku, wieloletni wiceprezes i prezes działającego w ok. 70 krajach International Institutute of Acoustics and Vibration, przewodniczący lub współprzewodniczący wielu międzynarodowych kongresów, redaktor zarządzający International Journal of Acoustics and Vibration, Prorektor ds. Nauki i Rozwoju Politechniki Śląskiej, Kierownik Zakładu Pomiarów i Systemów Sterowania, członek Komitetu Automatyki i Robotyki oraz Komitetu Akustyki Polskiej Akademii Nauk.

Rozmowę przeprowadziła Paula Fanderowska