Nowa strategia Programu Ambasadorów Kongresów Polskich zmierzać będzie do odświeżenia koncepcji, odformalizowania sposobu działania zgodnie z trendami współczesnego świata przy  zapewnieniu efektywności działania i przyciągania potencjalnych nowych ambasadorów. Główne proponowane zmiany dotychczasowego funkcjonowania Programu Ambasadorów Kongresów Polskich to: mocniejsze skoncentrowanie się na dziedzinach, które mają w Polsce silną pozycję; uregulowanie współpracy z miejskimi/regionalnymi Convention Bureaux; wypracowanie całorocznego systemu komunikacji z ambasadorami; wypracowanie bogatszego pakietu korzyści oferowanych Ambasadorom.

Podstawowym zaleceniem jest, aby Program Ambasadorów Kongresów łączył wysiłki marketingowe branży ze strategią ekonomicznego rozwoju danej destynacji. Kongresy bowiem mają tendencję do łączenia swojej problematyki z kontekstem miejsca, w którym się odbywają. Bowiem zwykle mamy większe szanse na pozyskanie międzynarodowego wydarzenia w dziedzinie, w której sami mamy dorobek i aktywnych przedstawicieli.

 

Niezbędne jest też określenie relacji pomiędzy programem ambasadorów realizowanym centralnie a tymi dla konkretnych miast. Programy miejskie stwarzają szczególne możliwości dla wykorzystania emocjonalnego zaangażowania w znanym zjawisku patriotyzmu lokalnego. Dużym zadaniem będzie nadawanie trwałości współpracy z ambasadorami poprzez wypracowanie porozumień z instytucjami i stowarzyszeniami, w których pracują. Oczekiwane jest przyjęcie planu całorocznej aktywności z ambasadorami, podtrzymywania kontaktu np. poprzez newsletter z wartościowymi treściami, robocze spotkania bilateralne i bieżącą pracę nad zdobywaniem konkretnych kongresów. Dla utrzymywania jakościowego i mającego praktyczne przełożenie kontaktu z ambasadorami kongresów zaangażować należy wysokiej rangi przedstawicieli strony organizującej program. A do najważniejszych usług, jakie można zapewnić ambasadorom zalicza się analizy pozwalające na dokonanie oceny czy pozyskanie danego wydarzenia ma sens ekonomiczny. Podobnie cenne będzie unikatowe doradztwo prawne i analiza ryzyk. Nowością w programach ambasadorów kongresów będzie zarządzanie dużymi bazami danych (Big Data), co powinno przekładać się na sprawne wynajdowanie wartościowych kontaktów i identyfikowanie wydarzeń – potencjalnych celów zabiegów akwizycyjnych.

SKKP zwraca się do wszystkich interesariuszy, w tym wszystkich Ambasadorów Kongresów Polskich, aby w okresie konsultacji tego projektu – do 30 listopada 2015 roku – nadsyłali uwagi i propozycje, co pozwoli na wypracowanie dojrzałego dokumentu osadzonego w społecznych realiach i oczekiwaniach. Kontakt w sprawach konsultacji projektu Strategii: skkp@skkp.org.pl