Z okazji Światowego Dnia Branży Spotkań (Global Meetings Industry Day) BestCities i Międzynarodowe Stowarzyszenie Profesjonalnych Organizatorów Kongresów (IAPCO) wydaje przewodnik, którego celem jest pomoc stowarzyszeniom w formułowaniu nowych wytycznych dotyczących organizacji kongresów hybrydowych (bid guidelines).
Pomimo pandemii stowarzyszenia muszą się nadal spotykać (często obowiązek organizacji przynajmniej jednego spotkania rocznie jest zapisany w ich statutach) i organizować swoje konferencje, których celem jest wymiana doświadczeń pomiędzy członkami, dzielenie się wiedzą, edukacja, zatwierdzanie okresowych sprawozdań i planów oraz networking. Dzisiaj w „nowej normalności” organizacja tych spotkań jest możliwa jedynie w formie hybrydowej, a stowarzyszenia muszą nauczyć jak to robić, aby zapewnić bezpieczeństwo międzynarodowym delegatów i osiągnąć swoje cele. Nowy, bezpłatny przewodnik „Hybrid events guidelines” jasno przedstawia nowe wymagania, wyposażając stowarzyszenia w wsparcie w dostarczaniu hybrydowych formatów wydarzeń.
Niektóre z największych wyzwań stojących przed stowarzyszeniami podczas planowania i organizowania ich kongresów i konferencji to nieznane zmienne związane z COVID-19 dotyczące bezpiecznego przemieszczania się ludzi, implikacji finansowych, zwrotu z inwestycji i trudności w wyborze najbardziej odpowiednich, strategicznych i profesjonalnych podwykonawców do współpracy. W dokumencie podkreślono rolę współpracy stowarzyszeń z Profesjonalnymi Organizatorami Kongresów (PCO) i Biurami Convention (CVB), które są kluczowymi partnerami w rozwiązywaniu tych właśnie wyzwań.
W dokumencie wyjaśniono również co to są wydarzenia hybrydowe, dlaczego ważne jest dostosowanie RFPs do nowych wymogów oraz wymieniono najistotniejsze kwestie do rozważenia przy pisaniu nowych wytycznych. Niektóre z tych kwestii to:
* Jakie elementy Twojego spotkania mogą stać się wirtualne?
* W jaki sposób zintegrujesz delegatów w celu efektywnego dzielenia się wiedzą i nawiązywania kontaktów (networkingu)?
* W jaki sposób sponsorzy i wystawcy będą współpracować z wirtualnymi uczestnikami?
* Globalne strefy czasowe podczas tworzenia programu.
* Jaką wartość wirtualne elementy konferencji wniosą do destynacji i jakiego wsparcia oczekujesz?
W dokumencie przedstawiono również konkretną propozycję spisu treści dla nowych wytycznych ofertowych.

Przewodnik do pobrania: https://www.bestcities.net/wp-content/uploads/2021/04/Hybrid-Congress-Guidelines2021-IAPCO-BestCities.pdf

Autor: Anna Górska – doradca zarządu Symposium Cracoviense, ICCA Board Member, wiceprezes zarządu SKKP ds. współpracy międzynarodowej