Obecnie na świecie prowadzonych jest kilkaset przedsięwzięć tego typu, zwanych programami ambasadorów kongresów, realizowanych na szczeblu miast, regionów lub krajów. Według Stowarzyszenia Międzynarodowych Kongresów i Konwencji (International Congress and Convention Association ICCA) na świecie odbywa się około 21.000 cyklicznych kongresów stowarzyszeń i innych  wydarzeń (association meetings and events), które generują wydatki szacowane na ok.  13 mld dolarów.

W 2014 roku na zlecenie ICCA przebadano 34 programy ambasadorów w celu poznania ich charakterystyki oraz czynników, które decydują o ich skuteczności w przyciąganiu kongresów, konferencji i wydarzeń do określonego regionu. Badaniem objęto programy realizowane w następujących regionach i krajach:

  1. Miasta/regiony w Wielkiej Brytanii oraz Irlandii: Aberdeen, Belfast, Bournemouth, Cambridge, Cardiff, Dublin, Dundee and Angus, Edynburg, Jersey, Liverpool, Londyn, Manchester, Newcastle Gateshead, Nottinghamshire;
  2. Inne miasta/regiony: Adelajda, Amsterdam, Canberra, Calgary, Espoo, Frankfurt, Gold Coast, Gothenburg, Kraków, Praga, Rimini, Sydney, Haga, Vancouver;
  3. Kraje: Dubaj, Malezja, Polska, Szkocja, Singapur.

Z przeprowadzonych badań wynika, że niektóre miasta i regiony szacują, że korzyści gospodarcze, które osiągają w związku z programem ambasadorów sięgają nawet 10 milionów funtów przy stosunkowo małych budżetach marketingowych (typowo ok. £10,000 – £20,000).

W badaniach stwierdzono, że:

  • Programy są nakierowane w przeważającej mierze na pozyskanie prawa do zorganizowania międzynarodowych kongresów, a dopiero w drugiej kolejności na kongresy regionalne.
  • Nowy kierunek to wykorzystywanie ambasadorów ze środowiska biznesu (aż 17% regionów/miast). Natomiast większość ambasadorów (ok. 60%) wywodzi się ze świata nauki. Średnio ok. 30% ambasadorów wywodzi się z sektora medycznego.
  • Branże medyczne, technologii oraz usług finansowych są najczęściej przedmiotem działalności programów ambasadorów.
  • Coraz częściej pozyskuje się ambasadorów spoza regionu czy miasta, w tym za granicą.

Jak dowodzi ICCA w swoim przewodniku po programach ambasadorów, kraje, miasta i obiekty kongresowe, które ściśle współpracują z ambasadorami , są zazwyczaj bardziej skuteczne w procedurach konkursowych, ponieważ ich podejście integruje profesjonalne wsparcie dla kongresu z pełniejszą znajomością celów specyficznych dla stowarzyszeń.

Programy ambasadorów są bardzo zróżnicowane w sposobie funkcjonowania oraz umiejscowienia instytucjonalnego w mieście czy w regionie, na rzecz którego działają:

  • Największa cześć programów ambasadorów (36%) skupia relatywnie niewielką liczbę osób do około 50 ambasadorów. Jest też grupa programów (15%) obejmująca bardziej rozbudowane grupy ambasadorów – nawet ponad 500 osób.
  • Przeważająca większość programów, bo aż 83%, jest organizowana przez Biura Promocji Kongresów (Convention Bureaux). W następnej kolejności to akademickie centra kongresowe (6,5%), centra konferencyjne (4%) oraz narodowe organizacje turystyczne (6,5%).
  • 45% to programy liczące mniej niż 5 lat. 29% programów uruchomiono w ostatniej dekadzie, a 26% w ciągu ostatnich 20 lat. Pierwsze programy uruchomiono w 1996 roku.
  • Większość programów opiera się na 1-2 pracownikach, często pracujących na część etatu.
  • Aż 80,5% programów bazuje na wydzielonych budżetach, ale w większości przypadków budżety są skromne, a programy korzystają z rzeczowego wsparcia oraz wsparcia ze strony partnerów (np. hotele). W badanych programach budżety (bez wynagrodzeń pracowników) przedstawiały się następująco:
    • do £5000 (ok. 30.000 PLN)…………………………….38%
    • £5001-£10,000 (30.000-60.000 PLN)……………. 15%
    • £10,001-£20,000 (60.000-120.000 PLN)……… 15%
    • ponad £20,000 (ponad 120.000 PLN)…………… 15%.

 

  • Jeśli chodzi o kategorie wydatków na które przeznaczano budżety, to średnio przedstawiały się one następująco:
    • 19% to komunikacja z ambasadorami
    • 48% to networking i wydarzenia informacyjne
    • 9% to strony www
    • 14% to praca nad konkretnymi projektami
    • 12% to inne działania.

W badaniach wspieranych przez ICCA przeprowadzonych  przez Victoria University w Melbourne oraz Zayed University w Dubaju w roku 2011, dokonano analizy motywów ambasadorów kongresów o największym znaczeniu w podejmowaniu przez nich aktywności na rzecz pozyskiwania imprez międzynarodowych (badanie na podstawie ankiet on-line 56 osób w ramach trzech  programów ambasadorów działających w Australii, Południowowschodniej Azji i w rejonie Zatoki Perskiej).

 

Spośród 13 różnych motywów do wyboru na pierwszych pięciu miejscach znalazły się:

  1. Prestiż i uznanie dla stowarzyszenia lub instytucji (professional body)
  2. Wsparcie ze strony organizacji/instytucji zawodowej
  3. Prestiż i uznanie dla danego kraju, regionu lub miasta
  4. Korzyści ekonomiczne dla kraju, regionu, miasta lub organizacji zawodowej
  5. Wzrost znaczenia swej pozycji osobistej lub zawodowej.

 

Jednocześnie badanie wskazało jakie znaczenie mają poszczególne czynniki związane z procedurą aplikowania o kongresy. Najistotniejszych pięć to:

  1. Własne kontakty zawodowe ambasadora
  2. Zasoby dostępne dla stworzenia oferty
  3. Wsparcie ze strony lokalnej branży spotkań
  4. Prawdopodobne korzyści dla reputacji ambasadora w swojej dziedzinie wynikające z goszczenia imprezy
  5. Profil danego wydarzenia.

Odnośnie przyszłości programów ambasadorów kongresów, przewiduje się:

  • coraz większe angażowanie w charakterze ambasadorów osób z zagranicy związanych z danym miastem albo regionem z racji tego, że tu studiowali, mieszkali, urodzili się, mają tu krewnych lub inny związek – np. są pasjonatami postaci historycznej związanej z miastem;
  • zwiększoną współpracę z instytucjami publicznymi oraz z biznesem, działającym w mieście czy regionie;
  • skupianie się na ambasadorach, którzy angażują się we współpracę z miejscowymi organizacjami oraz Profesjonalnymi Organizatorami Kongresów;
  • skupianie się na budowaniu silnych bieżących relacji ze stosunkowo małą grupą „aktywnych ambasadorów” i odchodzenie od kontaktowania się poprzez bazy danych zawierających setki nazwisk.

(Na podstawie analizy Piotra Wilczka, SKKP 2015)