W celu skutecznego zapraszania do naszego kraju międzynarodowych konferencji i kongresów powstał Program Ambasadorów Kongresów Polskich zainicjowany w roku 1998 przez Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” a obecnie realizowany wspólnie z Polską Organizacją Turystyczną.

Poprzez ten program doceniane i wyróżnione są te osoby, dzięki którym zrealizowano w naszym kraju imprezy międzynarodowe o szczególnym znaczeniu. Jak pokazuje praktyka, w pozyskiwaniu konferencji i kongresów międzynarodowych do danego kraju, kluczową rolę odgrywać mogą osoby pełniące różnorodne funkcje we władzach stowarzyszeń i organizacji międzynarodowych, a także naukowcy oraz działacze organizacji profesjonalnych czy biznesmeni, którzy pracują z partnerami zagranicznymi. Wszyscy oni – przy okazji swoich zawodowych kontaktów – mogą uzyskiwać informacje o potencjalnym zainteresowaniu Polską jako miejscem ewentualnego spotkania kongresowego, a następnie rekomendować podjęcie działań promocyjnych wobec danego partnera zagranicznego.
Dla w pełni efektywnego rozwijania turystyki biznesowej, a przede wszystkim pozyskiwania zagranicznych imprez biznesowych, niezbędne było utworzenie Convention Bureaux, czyli Biur Promocji Konferencji i Kongresów. Działają one już w dziesięciu miastach Polski, a na szczeblu centralnym istnieje Poland Convention Bureau w ramach Polskiej Organizacji Turystycznej. Program Ambasadorów Kongresów Polskich zapewnia merytoryczną i materialną pomoc dla przedstawicieli świata nauki, kultury, gospodarki, organizacji samorządowych i pozarządowych, w pozyskiwaniu imprez konferencyjnych i kongresowych dla Polski.
Ambasadorom kongresów zaoferowane mogą być m.in. bieżące informacje o centrach kongresowych, profesjonalnych organizatorach kongresów, wydarzeniach i atrakcjach, ulgach i ułatwieniach oferowanych przez władze miast. Oferowane jest doradztwo w zakresie przygotowania kongresu, w tym projektu budżetu lub pomocy przy wypełnianiu wniosku przetargowego, a także realizacji całości lub wybranych części wydarzenia. Możliwe jest także przygotowanie stoiska promocyjnego podczas zagranicznej imprezy profesjonalnej, na której promowana jest Polska, jako miejsce kolejnego kongresu.

Nominacje do tego honorowego tytułu Ambasadora Kongresów zgłaszać mogą m.in. uczelnie i jednostki Polskiej Akademii Nauk oraz środowiska profesjonalnie związane z przemysłem spotkań. Raz w roku zatwierdza je Kapituła Programu skupiająca wybitne postaci polskiego świata nauki gospodarki i kultury. Kapituła Programu, która jest wybierana raz na 3 lata, spośród licznych zgłoszeń wyłania w każdej edycji 20 Ambasadorów Kongresów Polskich – osób, które w swych międzynarodowych środowiskach najbardziej aktywnie upowszechniają wiedzę o atutach naszego kraju i przyczyniają się do decyzji o wyborze Polski na miejsce następnego międzynarodowego wydarzenia.