Obecnie na świecie prowadzonych jest kilkaset przedsięwzięć tego typu, zwanych programami ambasadorów kongresów, realizowanych na szczeblu miast, regionów lub krajów. Według Stowarzyszenia Międzynarodowych Kongresów i Konwencji (International Congress and Convention Association ICCA) na świecie odbywa się około 21.000 cyklicznych kongresów stowarzyszeń i innych wydarzeń (association meetings and events), które generują wydatki szacowane na ok. 13 mld dolarów.
W 2014 roku na zlecenie ICCA przebadano 34 programy ambasadorów w celu poznania ich charakterystyki oraz czynników, które decydują o ich skuteczności w przyciąganiu kongresów, konferencji i wydarzeń do określonego regionu. Badaniem objęto programy realizowane w następujących regionach i krajach:
- Miasta/regiony w Wielkiej Brytanii oraz Irlandii: Aberdeen, Belfast, Bournemouth, Cambridge, Cardiff, Dublin, Dundee and Angus, Edynburg, Jersey, Liverpool, Londyn, Manchester, Newcastle Gateshead, Nottinghamshire;
- Inne miasta/regiony: Adelajda, Amsterdam, Canberra, Calgary, Espoo, Frankfurt, Gold Coast, Gothenburg, Kraków, Praga, Rimini, Sydney, Haga, Vancouver;
- Kraje: Dubaj, Malezja, Polska, Szkocja, Singapur.
Z przeprowadzonych badań wynika, że niektóre miasta i regiony szacują, że korzyści gospodarcze, które osiągają w związku z programem ambasadorów sięgają nawet 10 milionów funtów przy stosunkowo małych budżetach marketingowych (typowo ok. £10,000 – £20,000).
W badaniach stwierdzono, że:
- Programy są nakierowane w przeważającej mierze na pozyskanie prawa do zorganizowania międzynarodowych kongresów, a dopiero w drugiej kolejności na kongresy regionalne.
- Nowy kierunek to wykorzystywanie ambasadorów ze środowiska biznesu (aż 17% regionów/miast). Natomiast większość ambasadorów (ok. 60%) wywodzi się ze świata nauki. Średnio ok. 30% ambasadorów wywodzi się z sektora medycznego.
- Branże medyczne, technologii oraz usług finansowych są najczęściej przedmiotem działalności programów ambasadorów.
- Coraz częściej pozyskuje się ambasadorów spoza regionu czy miasta, w tym za granicą.
Jak dowodzi ICCA w swoim przewodniku po programach ambasadorów, kraje, miasta i obiekty kongresowe, które ściśle współpracują z ambasadorami , są zazwyczaj bardziej skuteczne w procedurach konkursowych, ponieważ ich podejście integruje profesjonalne wsparcie dla kongresu z pełniejszą znajomością celów specyficznych dla stowarzyszeń.
Programy ambasadorów są bardzo zróżnicowane w sposobie funkcjonowania oraz umiejscowienia instytucjonalnego w mieście czy w regionie, na rzecz którego działają:
- Największa cześć programów ambasadorów (36%) skupia relatywnie niewielką liczbę osób do około 50 ambasadorów. Jest też grupa programów (15%) obejmująca bardziej rozbudowane grupy ambasadorów – nawet ponad 500 osób.
- Przeważająca większość programów, bo aż 83%, jest organizowana przez Biura Promocji Kongresów (Convention Bureaux). W następnej kolejności to akademickie centra kongresowe (6,5%), centra konferencyjne (4%) oraz narodowe organizacje turystyczne (6,5%).
- 45% to programy liczące mniej niż 5 lat. 29% programów uruchomiono w ostatniej dekadzie, a 26% w ciągu ostatnich 20 lat. Pierwsze programy uruchomiono w 1996 roku.
- Większość programów opiera się na 1-2 pracownikach, często pracujących na część etatu.
- Aż 80,5% programów bazuje na wydzielonych budżetach, ale w większości przypadków budżety są skromne, a programy korzystają z rzeczowego wsparcia oraz wsparcia ze strony partnerów (np. hotele). W badanych programach budżety (bez wynagrodzeń pracowników) przedstawiały się następująco:
- do £5000 (ok. 30.000 PLN)…………………………….38%
- £5001-£10,000 (30.000-60.000 PLN)……………. 15%
- £10,001-£20,000 (60.000-120.000 PLN)……… 15%
- ponad £20,000 (ponad 120.000 PLN)…………… 15%.
- Jeśli chodzi o kategorie wydatków na które przeznaczano budżety, to średnio przedstawiały się one następująco:
- 19% to komunikacja z ambasadorami
- 48% to networking i wydarzenia informacyjne
- 9% to strony www
- 14% to praca nad konkretnymi projektami
- 12% to inne działania.
W badaniach wspieranych przez ICCA przeprowadzonych przez Victoria University w Melbourne oraz Zayed University w Dubaju w roku 2011, dokonano analizy motywów ambasadorów kongresów o największym znaczeniu w podejmowaniu przez nich aktywności na rzecz pozyskiwania imprez międzynarodowych (badanie na podstawie ankiet on-line 56 osób w ramach trzech programów ambasadorów działających w Australii, Południowowschodniej Azji i w rejonie Zatoki Perskiej).
Spośród 13 różnych motywów do wyboru na pierwszych pięciu miejscach znalazły się:
- Prestiż i uznanie dla stowarzyszenia lub instytucji (professional body)
- Wsparcie ze strony organizacji/instytucji zawodowej
- Prestiż i uznanie dla danego kraju, regionu lub miasta
- Korzyści ekonomiczne dla kraju, regionu, miasta lub organizacji zawodowej
- Wzrost znaczenia swej pozycji osobistej lub zawodowej.
Jednocześnie badanie wskazało jakie znaczenie mają poszczególne czynniki związane z procedurą aplikowania o kongresy. Najistotniejszych pięć to:
- Własne kontakty zawodowe ambasadora
- Zasoby dostępne dla stworzenia oferty
- Wsparcie ze strony lokalnej branży spotkań
- Prawdopodobne korzyści dla reputacji ambasadora w swojej dziedzinie wynikające z goszczenia imprezy
- Profil danego wydarzenia.
Odnośnie przyszłości programów ambasadorów kongresów, przewiduje się:
- coraz większe angażowanie w charakterze ambasadorów osób z zagranicy związanych z danym miastem albo regionem z racji tego, że tu studiowali, mieszkali, urodzili się, mają tu krewnych lub inny związek – np. są pasjonatami postaci historycznej związanej z miastem;
- zwiększoną współpracę z instytucjami publicznymi oraz z biznesem, działającym w mieście czy regionie;
- skupianie się na ambasadorach, którzy angażują się we współpracę z miejscowymi organizacjami oraz Profesjonalnymi Organizatorami Kongresów;
- skupianie się na budowaniu silnych bieżących relacji ze stosunkowo małą grupą „aktywnych ambasadorów” i odchodzenie od kontaktowania się poprzez bazy danych zawierających setki nazwisk.
(Na podstawie analizy Piotra Wilczka, SKKP 2015)