Rynek spotkań międzynarodowych koncentruje się w dużych miastach i ich najbliższych okolicach z dobrym dojazdem z lotniska. Polska w tym zakresie ma bardzo dużo do zaoferowania, mamy obiekty nowe, wielofunkcyjne, wyposażone w nowoczesny sprzęt i technologie, mamy międzynarodowe lotniska, w większości z bardzo dobrą siatką połączeń lotniczych. Mamy dobre zaplecze hotelowe i wiele atrakcyjnych miejsc do zorganizowania programu towarzyszącego. Ale nowoczesne i spełniające oczekiwania klienta obiekty to warunek konieczny, natomiast żeby wydarzenie odbyło się w Polsce, musimy się czymś wyróżnić na dużym i konkurencyjnym rynku przemysłu spotkań w Europie. Wymaga to lobbingu ze strony środowiska naukowego czy gospodarczego i pokazania polskiego potencjału w danej branży, której dotyczy wydarzenie. I tutaj Polacy – z nielicznymi wyjątkami – są ludźmi małej wiary, nie wierzą w swoje możliwości i nie potrafią odpowiednio się zaprezentować. Na tym polu musimy popracować, żeby wygrać z konkurencją, a odpowiedni obiekt w Polsce z pewnością się znajdzie.
Na pewno położenie w środku Europy i wizerunek kraju bezpiecznego jest naszym niewątpliwym atutem. Ale brakuje nam synergii w działaniach promocyjnych, a przy tego typu wydarzeniach współpraca jest niezbędna. Taki przykład możemy zaobserwować w Krakowie, gdzie wszyscy interesariusze sektora spotkań działają wspólnie pod szyldem Krakow Network. Z jednej strony samorząd a z drugiej strony przedsiębiorcy, takie partnerstwo publiczno-prywatne. W Warszawie podjęliśmy współpracę w ramach Warszawskiego Klubu Ambasadora Kongresów, partnerami są Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, Warsaw Convention Bureau, WOT i Poland Convention Bureau, POT.
W każdym rozwiniętym kraju rynek spotkań krajowych przewyższa segment spotkań międzynarodowych i nie należy się temu dziwić. Natomiast pozycję Polski w sektorze spotkań międzynarodowych obrazuje ICCA Statistics Report 2017, gdzie Polska awansowała co prawda w porównaniu do poprzednich lat, ale daleko nam do liderów europejskich. W Polsce odbyło się w 2017 roku 216 wydarzeń międzynarodowych, podczas gdy w Niemczech, Wielkiej Brytanii, Francji, Hiszpanii, Włoszech ponad 500. Ale moim zdaniem naszym głównym problemem nie jest ilość, a wielkość wydarzeń. Z tych 216 wydarzeń tylko 17 przyciągnęło ponad 500 uczestników. Ale właśnie o takie wydarzenia trzeba aplikować, a to nie rzadko proces długi i trudny, jak przy aplikowaniu o duże wydarzenie sportowe. Na tym polu musimy zaangażować wszystkich interesariuszy, nie tylko branżę, ale także środowiska naukowe, administrację państwową czy samorząd terytorialny. Promocja usług to proces ciągły, nie ma promocji, nie ma klientów. Dobór narzędzi promocyjnych do aktualnych wyzwań jest również ważny, i trzeba w tym zakresie śledzić trendy, aby nie odstawać od konkurencji. Do każdego wydarzenia trzeba podchodzić w sposób indywidualny i należy zawsze sprawdzić, czy wybrany przez nas obiekt czy usługi konferencyjne spełniają wyznaczone przez danego organizatora kryteria. Jeśli je spełniamy to dopiero teraz możemy stanąć do ubiegania się o organizację takiego wydarzenia. Na tym etapie liczy się kreacja i wsparcie gospodarza, również finansowe.
Dużą rolę do odegrania mają tutaj ludzie, którzy mogą zareklamować nasz kraj, region, miasto, dzięki bezpośrednim kontaktom, wpływom, autorytetowi w swoich zawodowych środowiskach za granicą. W naszej branży nazywamy ich ambasadorami. To głównie przedstawiciele świata nauki, kultury, sportu, biznesu i różnych środowisk zawodowych, a w szczególności osoby pełniące różne funkcje we władzach stowarzyszeń i organizacji międzynarodowych, stali uczestnicy międzynarodowej wymiany naukowej, kulturalnej i gospodarczej. W Polsce od 20 lat realizujemy Program Ambasadorów Kongresów Polskich, w którym mamy już ponad 250 honorowych ambasadorów.
Takie osoby potrzebują wsparcia, szczególnie właśnie w zakresie promocji, ze strony branży, jak i samorządu, aby skutecznie zapraszać międzynarodowe wydarzenia do Polski. I jeśli tylko chcą, takie wparcie otrzymują od lokalnych Convention Bueaux, które powołane są do promocji turystyki biznesowej i najczęściej są w strukturach samorządu lokalnego albo regionalnej organizacji turystycznej. Duże obiekty kongresowe w polskich miastach także najczęściej są własnością gminy, więc wszystkim zależy na promocji i pozyskiwaniu międzynarodowych wydarzeń. Wdrażamy programy wsparcia dla ambasadorów, którzy decydują się aplikować o organizację międzynarodowego kongresu. W ramach zadania publicznego zleconego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki, Departament Turystyki, stowarzyszenie zrealizowało w roku 2017 projekt budowy sieci marek terytorialnych turystyki biznesowej pod marką parasolową „Meet in Poland”, który ma na celu stworzenie spójnego pod względem wizerunkowym i merytorycznym produktu: Międzynarodowe Kongresy i Konferencje w Polsce.
Anna Jędrocha (SKKP)